Charges couvertes : comment faire la part des choses entre locataire et propriétaire ?

La répartition des charges locatives est un sujet complexe qui soulève souvent des interrogations, tant pour les locataires que pour les propriétaires. Bien comprendre qui doit payer quoi est essentiel pour éviter les conflits et maintenir une relation saine entre les parties. Cette question touche à de nombreux aspects de la location, de l’entretien courant aux réparations importantes, en passant par les consommations d’énergie et les taxes. Une connaissance approfondie du cadre juridique et des bonnes pratiques permet de clarifier les responsabilités de chacun et d’optimiser la gestion locative.

Cadre juridique des charges locatives en france

Le cadre juridique des charges locatives en France est principalement défini par la loi du 6 juillet 1989, qui régit les rapports locatifs. Cette loi pose les principes fondamentaux de la répartition des charges entre locataire et propriétaire. Elle stipule notamment que le locataire doit payer, en plus du loyer, certaines charges dites « récupérables ». Ces charges correspondent aux dépenses que le propriétaire engage pour le compte du locataire et qu’il peut légalement lui refacturer.

La loi prévoit également que la liste des charges récupérables doit être fixée par décret. C’est ainsi que le décret n°87-713 du 26 août 1987 vient préciser de manière exhaustive quelles sont les charges que le propriétaire peut répercuter sur son locataire. Ce texte est la référence incontournable pour déterminer la répartition des charges locatives.

Il est important de noter que ce cadre juridique a connu des évolutions récentes, notamment avec la loi ALUR de 2014, qui a renforcé les obligations d’information du bailleur envers le locataire concernant les charges. Par exemple, le propriétaire doit désormais fournir une notice d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectives.

Définition et classification des charges récupérables

Décret n°87-713 du 26 août 1987 : liste exhaustive des charges

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 établit une liste limitative des charges récupérables par le propriétaire auprès du locataire. Cette liste est organisée en huit catégories principales :

• Ascenseurs et monte-charge
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
• Installations individuelles
• Parties communes intérieures au bâtiment
• Espaces extérieurs
• Hygiène
• Équipements divers
• Impositions et redevances

Chaque catégorie détaille précisément les dépenses qui peuvent être imputées au locataire. Par exemple, pour les ascenseurs, sont récupérables les frais d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations. Il est crucial pour les propriétaires de se référer scrupuleusement à cette liste pour éviter tout litige.

Catégories de charges : entretien, fonctionnement et petites réparations

Les charges récupérables peuvent être regroupées en trois grandes catégories :

1. L’entretien courant des parties communes et des équipements
2. Les dépenses de fonctionnement (électricité, eau, chauffage)
3. Les petites réparations sur les éléments d’usage courant

L’entretien courant concerne par exemple le nettoyage des parties communes ou l’entretien des espaces verts. Les dépenses de fonctionnement incluent la consommation d’eau froide et chaude, ainsi que le chauffage collectif. Quant aux petites réparations, elles concernent les éléments d’équipement comme les interphones ou les serrures des boîtes aux lettres.

Il est essentiel de comprendre que ces charges doivent correspondre à des services dont le locataire bénéficie directement. Par exemple, l’entretien d’un ascenseur ne peut être facturé à un locataire du rez-de-chaussée qui n’en fait pas usage.

Charges non récupérables : travaux de gros œuvre et mises aux normes

Certaines dépenses restent à la charge exclusive du propriétaire et ne peuvent en aucun cas être répercutées sur le locataire. Il s’agit principalement :

• Des travaux de gros œuvre (réfection de la toiture, ravalement de façade)
• Des mises aux normes de sécurité ou d’accessibilité
• Des grosses réparations (remplacement d’une chaudière collective)
• Des frais de gestion locative (honoraires d’agence, frais de relocation)

Ces dépenses sont considérées comme relevant de la responsabilité du propriétaire en tant qu’investisseur immobilier. Elles contribuent à maintenir ou à améliorer la valeur du bien et ne peuvent donc pas être considérées comme des charges locatives.

Spécificités des charges en copropriété

Dans le cas d’un logement en copropriété, la répartition des charges présente quelques particularités. Le propriétaire reçoit un appel de charges de la part du syndic, qui inclut à la fois des charges récupérables et non récupérables. Il doit alors faire le tri pour ne refacturer au locataire que la part récupérable.

Certaines charges de copropriété sont systématiquement non récupérables, comme les honoraires du syndic ou les frais de tenue d’assemblée générale. D’autres sont partiellement récupérables, comme les frais de personnel d’immeuble. Par exemple, pour un gardien d’immeuble, seuls 75% de ses frais peuvent être répercutés sur le locataire si celui-ci assure l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets.

La gestion des charges en copropriété nécessite une vigilance particulière de la part du propriétaire pour éviter toute erreur de facturation au locataire.

Répartition des responsabilités entre locataire et bailleur

Obligations du locataire : usage paisible et entretien courant

Le locataire a plusieurs obligations légales concernant l’entretien et l’usage du logement. Tout d’abord, il doit user paisiblement des locaux loués, c’est-à-dire ne pas causer de troubles de voisinage et respecter la destination du logement prévue au bail. Cette obligation s’étend à l’utilisation normale des équipements et des parties communes de l’immeuble.

En termes d’entretien, le locataire est responsable de l’entretien courant du logement et des équipements mentionnés dans le contrat de location. Cela inclut notamment :

• Le nettoyage régulier des sols, murs et plafonds
• L’entretien des robinetteries et des équipements sanitaires
• Le remplacement des joints et des petites pièces d’usure
• Le graissage des serrures et des gonds
• Le remplacement des ampoules et des fusibles

Le locataire doit également effectuer les menues réparations, sauf si elles sont occasionnées par vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou force majeure. Ces réparations sont définies comme celles qui n’excèdent pas le coût du remplacement d’un élément d’équipement.

Devoirs du propriétaire : maintien en état et réparations importantes

Le propriétaire, quant à lui, a l’obligation de délivrer un logement décent et en bon état d’usage. Il doit assurer au locataire une jouissance paisible du logement et le garantir des vices ou défauts qui en empêcheraient l’usage, même s’il ne les connaissait pas au moment de la conclusion du bail.

Les responsabilités du propriétaire incluent :

1. Les réparations autres que locatives, notamment celles qui affectent la structure du bâtiment
2. Le remplacement des équipements vétustes ou hors d’usage
3. La mise en conformité du logement avec les normes de décence et de sécurité
4. L’entretien des parties communes dans le cas d’une location en immeuble collectif

Le propriétaire doit également prendre en charge les grosses réparations, telles que définies par l’article 606 du Code civil. Cela comprend les réparations des gros murs, des voûtes, le rétablissement des poutres et des couvertures entières, des digues et des murs de soutènement et de clôture.

Cas particuliers : vétusté, force majeure et dégradations

La question de la vétusté est souvent source de litiges entre locataires et propriétaires. La vétusté correspond à l’usure normale des équipements et du logement liée au temps. Les réparations dues à la vétusté sont à la charge du propriétaire, même si elles concernent des éléments habituellement entretenus par le locataire.

En cas de force majeure, comme un dégât des eaux dû à une catastrophe naturelle, les réparations incombent généralement au propriétaire. Cependant, le locataire peut être tenu de prendre des mesures conservatoires pour limiter les dégâts.

Concernant les dégradations, la responsabilité dépend de leur origine :

• Si elles sont dues à un usage normal : charge du propriétaire
• Si elles résultent d’un défaut d’entretien ou d’une mauvaise utilisation : charge du locataire
• Si elles sont causées par un tiers identifié : charge de ce tiers

Il est recommandé d’établir un état des lieux d’entrée et de sortie détaillé pour éviter les contestations sur l’état du logement et la répartition des responsabilités en fin de bail.

Modalités de paiement et de régularisation des charges

Provisions mensuelles et régularisation annuelle

Le paiement des charges locatives s’effectue généralement sous forme de provisions mensuelles. Le montant de ces provisions est fixé par le propriétaire en fonction des dépenses prévisionnelles. Il est important que ce montant soit raisonnable et basé sur les charges réelles des années précédentes pour éviter des écarts trop importants lors de la régularisation.

La régularisation annuelle des charges est une étape cruciale. Elle permet de comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles engagées par le propriétaire. Cette régularisation doit être effectuée au moins une fois par an, mais peut être plus fréquente si le bail le prévoit.

Le processus de régularisation se déroule comme suit :

1. Le propriétaire établit un décompte détaillé des charges réelles
2. Il compare ce montant aux provisions versées par le locataire
3. Si les provisions sont supérieures aux charges réelles, il rembourse le trop-perçu au locataire
4. Si les provisions sont inférieures, il peut demander un complément au locataire

Il est important de noter que le locataire a le droit de demander des justificatifs pour chaque poste de charge. Le propriétaire doit être en mesure de fournir ces documents sur demande.

Justificatifs obligatoires et délai de prescription

La loi impose au propriétaire de fournir au locataire un certain nombre de justificatifs lors de la régularisation des charges. Ces documents doivent être tenus à la disposition du locataire pendant six mois à partir de l’envoi du décompte de régularisation. Ils comprennent :

• Le décompte par nature de charges
• Dans le cas d’un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires
• Une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectives

Le délai de prescription pour la réclamation des charges locatives est de 3 ans à compter du dernier jour de l’année civile suivant celle au cours de laquelle les charges sont exigibles. Par exemple, pour des charges de l’année 2022, le propriétaire a jusqu’au 31 décembre 2025 pour les réclamer.

Ce délai de prescription s’applique également au locataire qui souhaiterait contester des charges indûment payées. Il est donc important pour les deux parties de conserver les justificatifs pendant au moins cette période.

Contentieux liés aux charges : procédures et recours

En cas de désaccord sur les charges locatives, plusieurs options s’offrent aux parties :

1. La négociation amiable : c’est souvent la première étape et la plus souhaitable pour maintenir de bonnes relations
2. La médiation : faire appel à un tiers neutre peut aider à trouver un compromis
3. La commission départementale de conciliation : cette instance gratuite peut être saisie avant toute procédure judiciaire
4. Le recours judiciaire : en dernier ressort, le tribunal judiciaire peut être saisi pour trancher le litige

Dans le cadre d’une procédure judiciaire, le juge examinera la conformité des charges réclamées avec la liste des charges récupérables, ainsi que la validité des justificatifs fournis. Il pourra ordonner le remboursement des charges indûment perçues ou, à l’inverse, le paiement des charges dues.

Il est important de noter que la charge de la preuve incombe au propriétaire. C’est à lui de démontrer que les charges réclamées sont bien dues et justifiées. Le locataire, quant à lui, doit être en mesure de prouver qu’il

a payé les charges qu’il conteste.

Optimisation et maîtrise des charges locatives

Audit énergétique et travaux de rénovation

L’optimisation des charges locatives passe souvent par une amélioration de la performance énergétique du logement. Un audit énergétique peut mettre en lumière les points faibles du bâtiment et les opportunités d’économies. Cet audit peut porter sur :

• L’isolation thermique (murs, toiture, fenêtres)
• Le système de chauffage et de production d’eau chaude
• La ventilation
• L’éclairage des parties communes

Suite à cet audit, le propriétaire peut envisager des travaux de rénovation énergétique. Ces travaux, bien que coûteux à court terme, peuvent générer des économies substantielles sur le long terme, tant pour le propriétaire que pour le locataire. Parmi les interventions les plus efficaces, on peut citer :

1. L’isolation des combles et des murs
2. Le remplacement des fenêtres simple vitrage par du double ou triple vitrage
3. L’installation d’une chaudière à haute performance énergétique
4. La mise en place de systèmes de régulation du chauffage

Il est important de noter que certains de ces travaux peuvent bénéficier d’aides financières de l’État ou des collectivités locales, ce qui peut les rendre plus accessibles pour les propriétaires.

Négociation des contrats d’entretien et de maintenance

Une part non négligeable des charges locatives provient des contrats d’entretien et de maintenance des équipements collectifs. Une renégociation régulière de ces contrats peut permettre de réaliser des économies significatives. Voici quelques pistes pour optimiser ces contrats :

• Comparer les offres de plusieurs prestataires
• Regrouper certains contrats pour bénéficier de tarifs plus avantageux
• Ajuster la fréquence des interventions aux besoins réels
• Privilégier des contrats avec des engagements de résultats plutôt que de moyens

Par exemple, pour l’entretien des espaces verts, on peut envisager de passer d’un contrat prévoyant des interventions hebdomadaires à un contrat basé sur la hauteur de l’herbe, ce qui peut réduire les coûts tout en maintenant la qualité de l’entretien.

Une bonne gestion des contrats d’entretien peut générer des économies de 10 à 15% sur ce poste de charges.

Outils de suivi et de gestion des consommations

La maîtrise des charges passe également par un suivi précis des consommations. De nombreux outils sont aujourd’hui disponibles pour faciliter cette tâche :

1. Compteurs individuels : ils permettent une facturation au réel des consommations d’eau et d’énergie
2. Systèmes de télé-relève : ils offrent un suivi en temps réel des consommations
3. Logiciels de gestion des charges : ils facilitent la répartition et le calcul des charges
4. Applications mobiles : elles permettent aux locataires de suivre leurs consommations

Ces outils offrent plusieurs avantages :

• Une facturation plus juste et transparente
• Une détection rapide des anomalies (fuites, surconsommations)
• Une sensibilisation des locataires à leur consommation
• Une simplification de la gestion pour le propriétaire ou le syndic

Par exemple, un système de télé-relève peut permettre de détecter rapidement une fuite d’eau dans un logement, évitant ainsi une surconsommation coûteuse pour le locataire et des dégâts potentiels pour le propriétaire.

En conclusion, l’optimisation des charges locatives est un enjeu important tant pour les propriétaires que pour les locataires. Elle nécessite une approche globale, alliant amélioration de la performance énergétique, gestion efficace des contrats et utilisation d’outils de suivi adaptés. Cette démarche permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer le confort des occupants et la valeur du bien immobilier.